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- P-ISSN1013-0799
- E-ISSN2586-2073
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초록
기록정보의 중요성이 급격히 강조화되고 있는 실정에서 기록정보의 국가지식자원화에 대한 요구가 크게 일고 있다. 따라서 본 연구는 우리나라 고유의 기술적 및 법제도적 환경을 고려하면서, 통합적 정보자원관리를 구현할 수 있는 국가기반의 전자기록관리를 위한 참조모형을 제시하였다. 이를 위하여 먼저 전자기록물을 국가지식정보자원화 할 필요성과 국가적 차원의 통합적 정보자원관리의 국내 사례로서 정부지식관리시스템과 국가지식포털을 분석하였고 미국의 전자기록아카이브(ERA) 프로그램과 유럽연합의 EUN 및 COVAX을 소개하였다. 다음, 전자기록관리를 기반으로 하는 지식정보자원의 통합적 관리를 달성하기 위하여 구축해야 할 필요가 있는 기록정보관리시스템 연계 아키텍처, 국가지식자원 통합 환경 아키텍처, 범 환경 통합 정보기술 아키텍처의 참조모형을 제시하였다.
Abstract
The study is to propose the reference model of Korean record management for integrated information resources management, based on the Korean regulation and administrative environments. Therefore, the study suggests the reasons why the electronic records must be come to the one of the national knowledge and information resources and reviews several integrated information management systems such as GKMS, KADO, ERA, EUN, and COVAX. Next, the study proposes the integrated records management system architecture, integrated national knowledge and information management environment architecture, and information technology architecture for integrating resource management environment.
초록
이 연구는 지자체의 자치법규에서 정보공개제도와 기록물관리의 상관성을 규명하기 위한 것이다. 이를 위해 자치법규정보시스템(ELIS)과 국가법령정보센터를 통해 지자체의 정보공개와 관련된 자치법규를 전수 조사하여, 337개의 자치법규를 분석하였다. 그 결과, ‘기록 유지(회의록 작성)’, ‘이관된 기록물에 대한 정보공개 절차’와 ‘청구 접수부서’의 측면에서 ‘공공기록물법’과의 상관성을 찾을 수 있었다. ‘기록물유지(회의록 작성)’는 자치법규와 공공기록물법의 항목이 유사했으며, ‘청구 접수부서’는 ‘기록관리부서’로 기술되었다. 그러나 ‘청구 접수부서’는 부서명만 보면 민원부서의 성격이 강했으며, ‘회의록 작성’의 측면에서는 ‘공공기록물법’의 조항이 명시되지 않았고, ‘다른 법령과의 관계’에서는 ‘정보공개의 비대상’만 기술하고 있다.
Abstract
This study aims to shed light on the relationship between information official disclosure and records management in the local government’s authority regulations. To that end, analyzed 337 local autonomy laws found in ELIS and the Ministry of Office of Legislation. As a result, it found a link between the ‘Public Records Act’ in terms of ‘records preservation (making minutes)’, ‘information disclosure procedures for transferred records,’ and claims receiving department. ‘Record keeping (written minutes)’ was similar to that of the ‘Public Records Act,’ and the ‘Claims Receiving Department’ mentioned ‘Record Management Department.’ However, the ‘Claims Reception Department’ had a strong characteristic of the civil service department, and the ‘Public Record Act’ did not specify the clause in terms of ‘minutes of the minutes.’ In ‘relation with other laws.’
초록
4차산업 혁명으로 상징되는 IT 기술의 발달과 전자정부의 등장 및 환경의 변화 등에 따라 기록관리 영역에도 급격한 변화가 나타나고 있다. 대부분의 정부산하 공공기관은 전자문서시스템과 기록관리시스템, 온나라시스템 등 정보보호의 대상이 되는 정보시스템을 이용한다. 이용자중심의 기록관리 환경에서 물리적 환경과 전자시스템을 통한 기록정보의 접근통제는 기록정보의 보호를 위한 필수적인 요소라고 할 수 있다. 이에 본 연구는 공공기관 기록물관리 전문요원들의 기록정보의 안전한 보호와 접근통제에 대한 인식을 조사하여 개선해야 할 과제를 도출하고, 이를 개선하기 위한 논의와 제안점을 제시하였다. 먼저, 우리나라 정보보호 체계에 대한 법․제도 현황을 살펴보고, 접근통제에 대한 규정을 분석하여 기록관리 법․제도 및 접근통제 현황과 비교함으로써 시사점을 도출한다. 다음으로 질적연구 방법을 활용하여 정부산하 공공기관에서 근무하고 있는 전문요원들을 대상으로 심층인터뷰를 진행하였고, 그 결과를 분석하였다. 본 연구는 기록정보의 안전한 보호와 접근통제를 위하여 기록관리 영역의 체계 개편 등을 제안하여 정부산하 공공기관 기록관리의 개선과 전문요원들이 실질적인 권한과 통제권을 가지기 위한 제안을 통하여 기록관리 내실화를 꾀하였다는데 의의가 있다.
Abstract
The development of IT technology that has come to symbolize the fourth industrial revolution, the introduction of online government, and the change in environment has caused radical changes in record management. Most public institutions under the government make use of information systems that are objects of information protection such as electronic document system, document management system, and Onnara system. Further, protection and access control of record information through physical environment and electronic system in a user-centered record management environment is an essential component. Hence, this study studies how professional records management professionals in public institutions recognize safe protection and access management of record information, deriving areas that require improvement and providing a discussion and suggestions to bring about such improvement. This study starts by examining laws and policies on information protection in Korea, analyzing items on access control to compare them with laws and policies, as well as the current situation on records management and derive implications. This study is meaningful in that it aims to substantialize records management by suggesting areas of improvement necessary for the protection and management of record information in public institutions and providing professionals with tangible authority and control.
초록
전자기록관리시스템을 개발하기 위해서는 전통적으로 그 효용을 검증받아온 기록관리원칙과 디지털정보가 공유하는 속성을 모두 감안하여야 한다. 디지털 환경에 맞추어 전통적인 기록관리원칙을 재확인한 기록관리 국제표준 ISO 15489는 전자기록관리시스템을 구축하는 데 가장 유용한 지침이라고 할 수 있다. 이 연구에서는 ISO 15489의 기능영역별 원칙을 추출하고, 이를 대표적인 전자기록관리시스템 설계표준(미 국방성표준, 영국 국립기록보존소 표준, 유럽연합의 요건모형)과 비교하여 분석함으로써 공통적인 시스템요건을 규명하였다. 그리고 이 핵심요건을 우리나라의 자료관시스템규격의 해당항목과 비교분석하였다. 현재 각급 행정기관 내에 설치 중인 자료관의 업무전산화 시스템으로 개발된 이 표준을 본격적인 전자기록관리시스템으로 발전시킬 수 있는 방안을 제안하였다.
Abstract
In order to design effective electronic records management systems, it is viable to consider both traditional principles of records management, proven to be effective, and the characteristics of digital information. ISO 15489, an international standard for records management, is acknowledged as the most useful guidelines for this goal. The present study extracted basic principles of electronic records management from its provisions of 7 functional steps. It then compared the principles to system requirements of three system design criterion, developed by Department of Defense(U.S.A.), Public Records Office(Britain), and European Union respectively. Common requirements, included in all three criterion, were then searched in the Korean standard of developing automated systems for records centers. Finally, suggestions were made to develop a Korean standard for electronic records management system, elaborating from the core requirements of the system found by the present study.
초록
전자기록관리시스템은 전자기록이 자생적으로 갖고 있는 취약성과 가변성과 같은 특성 때문에 전자기록의 진보성 유지 측면을 충분히 반영시켜야 한다. 복제와 변조가 수월하고 장기보존 시포맷변환을 시켜야 하는 전자기록에 대한 진보성 유지는 도전하기 어려운 과제이기는 하나 정확한 역사 기술의 전제가 되는 기록으로서의 역할을 수행하기 위해서는 절대로 회피할 수 없는 과제이기도 하다. 따라서 본 연구는 전자기록의 진본성 유지를 위한 전략을 검토함으로써 향후 신뢰할 수 있는 전자기록관리시스템을 개발하는데 도움을 주는것을 목적으로 하여, 우선 기록 및 전자 기록의 의미, 진본성 그리고 진본성 평가를 위한 요건을 소개하였다. 또 시스템에서 전자기록의 진본성을 유지하기 위한 원칙, 전자기록의 진본성에 대한 오디트 트레일이 가능하게 하는 지적 정보 기술 방안과 시스템에서 구축해야 할 자본성 유지 메커니즘을 제안하였다. 마직막으로 전자 기록의 진본성 유지와 관련하여 시사점을 제시한 전자기록 관련 시스템 표준을 살펴보았다.
Abstract
The electromic records management systems must create and maintain reliable and authentic records because such records can be easily duplicated, manipulated, altered, and revised. The goal of this study is to propose the strategies for maintaining authenticity of electronic records and to produce some baselines for developiing the trusted record management systems. Therefore, the study is to identify and define the cpncept of an electronic record and the nature of authenticity; ti establish the principles for ensuring the long-term preservation of authentic electronic records; to suggest the methods for describing electronic records in order to maintain audit trail; to propose the mechanisms for maintaining reliable and authentic electronic records; ti analuse the Korean standards related to dlectrinonic document management sstems; and to discuss future challenges for maintaining the authenticity.
초록
향토문화란 한 지방의 자연환경 속에서 과거로부터 현재까지 면면히 전승되어 온 역사와 전통, 풍물과 생활, 예술과 유물 및 유적 등의 모든 유산을 의미한다. 한국학중앙연구원에서는 이런 향토문화를 디지털 콘텐츠로 제작하고 이를 이용하여 『한국향토문화전자대전』을 편찬하였다. 향토문화 콘텐츠는 기록물의 특성을 가지고 있어 출처주의, 계층목록과 같은 기록물관리체계를 따르고 있으며 이를 편찬․관리하기 위한 시스템은 기초자료, 단편적 정보 및 고급정보 등이 하나의 시스템 안에서 순환하면서 새로운 지식정보를 만들어내도록 도와주는 순환형 지식정보관리시스템을 지향한다. 순환형 지식정보관리시스템의 이용자는 이 시스템을 통해 직접적으로 자료를 수집할 수 있을 뿐만 아니라 다른 곳으로부터 데이터를 수집할 수 있으며, 나아가 수집한 데이터를 가공하여 새로운 지식 정보를 창출할 수 있다. 그러나 다양한 향토문화 콘텐츠의 구조에 포함된 의미적인 특징을 손상시키지 않고 데이터베이스를 구축하기가 매우 어렵고, 또한 이러한 작업은 장시간에 걸쳐 여러 차례의 교정 작업이 수행되어야 하므로 문서편찬, 교정, 서비스가 동시에 수행되는 시스템을 필요로 한다. 따라서 본 논문에서는 『한국향토문화전자대전』의 사례를 중심으로 고문서가 많이 포함된 향토문화 콘텐츠의 의미적인 특징을 손상시키지 않으면서, 문서의 구조정보를 표현할 수 있는 XML 기반의 디지털 편찬 관리시스템을 제시하고 본 연구에서 개발된 관리시스템에서 향토문화 콘텐츠 관리를 위해 확장된 기능을 소개한다.
Abstract
Local culture is a cultural heritage that has come down from generation to generation in the natural environment of a region. It includes history, tradition, natural features, art, and historic relics. The Academy of Korean Studies has complied “The Encyclopedia of Korean Local Culture” using those local culture contents. Local culture content shave the features of documentary, such as authenticating the source, and managing hierarchy structure. Thus, to deal with local culture contents, a “circular knowledge information management system” is sought for that helps basic, fragmentary, and high-level information to circulate to create new knowledge information within the system. A user of this circular knowledge information management system is able not only to collect data directly in it, but also to fetch data from other database. Besides, processing the collected data helps to create new knowledge information. But, it’s very difficult to sustain the features of the original hierarchy bearing meaning contained in the various kinds of local culture contents when building a new database. Moreover, this kind of work needs many times of correction over a long period of time. Therefore, a system in which compilation, correction, and service can be done simultaneously is needed. Therefore, in this study, focusing on the case of “The Encyclopedia of Korean Local Culture”, I propose a XML-based digital compilation management system that can express hierarchy information and sustain the semantic features of the local culture contents containing lots of ancient documents, and introduce the expanded functions developed to manage contents in the system.
초록
전자의무기록시스템(EMR)이 도입되고 의무기록 이해당사자들의 요구가 변화함에 따라 우리나라 병원의 의무기록 생산 및 관리 환경이 급변하고 있다. 그동안 정보관리의 차원에서만 다루던 의무기록을 기록관리의 관점에서 살펴봄으로써 병원 의무기록관리에 의미있는 시사점을 도출할 수 있을 것이다. 이 연구에서는 기록관리의 기본 원칙을 다루고 있는 KS X ISO 15489 표준을 병원의 의무기록관리에 적용하여 현황을 분석하고 개선과제를 도출하고자 하였다. 이를 위해 첫째, 표준에서 제시하고 있는 기록관리과정 별로 의무기록관리에 적용할 기준원칙을 작성하였는데, 획득, 등록, 분류, 저장, 접근, 추적, 처분 등 기록관리 7단계에서 총 22개의 기준원칙을 선정하였다. 둘째, 서울 소재 의과대학 부속병원인 Y병원을 대상으로 의무기록관리 현황을 평가하였다. Y병원 의무기록관리팀 부서장을 면담하여 각 기준원칙별로 준수, 부분 준수, 미흡, 미준수의 4가지 수준으로 현황을 평가하였다. 셋째, 기준원칙을 충실히 준수하지 못하고 있는 접근, 추전, 처분 단계부분을 중심으로 의무기록관리의 개선방안을 제시하였다. 이 연구를 시작으로 하여 향후 기록관리 메타데이터표준, 기록경영시스템표준, 기록관리시스템표준 등도 병원의 의무기록관리에 적용함으로서 유용한 시사점을 얻을 수 있을 것으로 기대한다.
Abstract
As the electronic medical records systems (EMRs) are introduced into the hospitals in Korea and the needs of chief stakehoders of medical records are changed, the environments related to creating and managing medical records has been changed dynamically. At this moment it might be meaningful to examine medical records based on records management principles rather than information management principles. The purpose of this paper is to apply the KS X ISO 1549 standards, which covers the principles of records management, to hospital medical records management and assess the current quality of medical records management, and define a few tasks of improvement for hospitals. To achieve this goal, this study has performed following activities: Firstly, principles that could be applied to medical records management were prepared for each record management steps described in the standards, such as capture, registration, classification, storage, access, trace and disposition, and 22 principles were selected from those 7 steps of the record management. Secondly, the Y hospital, which is affiliated with a medical school in Seoul, was chosen to evaluate the current situation regarding medical records management. The department head of the medical records management team in Y hospital was interviewed and the present status was evaluated according to each principle. Thirdly, tasks for improvement were suggested, in such stages as access, trace and disposition. With this study as a cornerstone, useful implications are expected to be gathered from future studies that apply standards for metadata of records, management systems for records, and record management systems to medical record management in hospitals.
초록
최근 국가기록원은 표준영구기록관리시스템 개발 계획을 검토하였다. 서울시 등의 지방기록물관리기관 건립에 따라 경제적이고 효율적인 영구기록관리시스템 구축을 지원하기 위함이다. 또한 국가기록원은 디지털 아카이브 구축과 전문인력 양성을 위해 한국정보화진흥원과 업무협약을 체결하였다. 이러한 움직임은 디지털 아카이브에 대한 국내 수요에 기반한 것이다. 이 연구의 목적은 국내의 디지털 아카이브 시스템 구축 수요에 대응하여 지속 가능하며 효율적인 시스템 구축 방안을 제시하는 것이다. 이를 위해 국내외 디지털 아카이브 시스템 현황과 공개 소프트웨어 분석 프로젝트를 조사하였다. 도출된 시사점을 바탕으로 디지털 아카이브 시스템 구축을 위한 기능 모듈 도출 방법과 각 기능모듈에 공개 소프트웨어를 활용하기 위한 방안을 제시하였다. 또한 공개 소프트웨어 기반으로 시스템을 설계할 때 필요한 재정적, 운영적 요건과 모듈 간의 연계 등 기술적 고려사항을 정리하였다.
Abstract
Recently, National Archives of Korea has planned to develop the Standard Archive Management System, to make it economical and efficient in accordance with the local archives establishments by Seoul Metropolitan City. Also, the institution signed the MOU with National Information Society Agency to set up a digital archive system and foster professional archival manpower. These movements are rooted on the current domestic demands for digital archive systems. Keeping pace with it, the purpose of this study is suggesting feasible ways to establish the sustainable and efficient archive systems. To this end, a status study on the existing digital archive systems at both domestic and overseas bases was carried out, with the many of open source software analysis. Based on the primary implications of this study, to implement the digital archive system, functional module deducting methods and an open source software application process on each module were designed. Financial, operational and technical considerations such as the links between modules are also considered.
초록
본 연구는 공공기관에서 생산되는 기록물로서 가장 일반적이고 대표적인 공문서를 효율적으로 관리하고 활용할 수 있도록 생산단계에서 메타데이터 정보를 획득, 관리하는데 그 목적이 있다. 공문서는 행정정보의 근원이면서 생산기관의 의사결정을 표현하고 실현하는 핵심주체로서, 생산된 공문서는 체계적으로 관리함과 동시에 효율적으로 활용할 수 있는 시스템이 구축되어야 한다. 이를 위해 공문서 관련 주요 양식의 구조 분석을 통해 항목별로 관련 데이터 요소를 추출하였으며, 추출된 요소는 국제표준기록물 기술의 데이터 요소와 상호 비교, 분석하여 공문서의 생산배경 및 의도, 특징 등이 충분히 반영된 공문서 메타데이터 요소를 영역별로 구분하여 선정하였다. 이는 향후 우리나라 환경에 적합한 표준화된 기록물 메타데이터를 구축하는데 유용한 기초자료로 활용할 수 있을 것이다.
Abstract
This study aims to collect and manage in the step of creation metadata information to effectively manage and use official document which is a typical and normal records. To do it, data elements are extracted through analyzing structure of official document format. And we also select metadata elements reflecting creation background, publisher's intention, characteristic of official documents through evaluating and comparing extracted elements with data elements defined in ISAD rules. It would be draft data in constructing standardized metadata structure for records in Korea.
초록
현대 업무환경 변화의 중심은 디지털 기술이라고 할 수 있다. 특히 업무관리시스템 및 문서생산시스템에서 생산한 기록으로 업무를 증명하는 일반적인 공공기관에서 기록관리체계는 업무환경 그 자체이기도 하다. 김포시는 제4차 산업혁명기술 시대에 선제적으로 대응하고 업무환경 혁신을 이루기 위해 한국지능정보사회진흥원(NIA)의 2021년 공공부문 클라우드 선도 프로젝트 사업에 지원하였고 선도 기관으로 확정되어 3억 3천의 지원을 받아 공공 클라우드 기반의 AI-OCR을 통한 기록물 검색 및 활용기능 강화 프로젝트를 진행하였다. 이를 통해 규격화된 색인 값에 의존한 검색과 이미지 열람에 그치던 비전자기록의 한계를 넘어 데이터화 하였고 AI-OCR이라는 신기술 적용으로 98%의 인식률을 구현하였다. 공공기관에 디지털 기술을 사용하여 업무 효율화, 생산성 향상, 개발비용 절감, 내․외부 이용자들의 기록관리 서비스 수준의 제고를 이루었기에 신기술과 기록물관리의 결합 사례연구를 통해 기록관리 분야 본연의 전문성을 높이는 방향과 업무환경 혁신 구현 사례를 공유하고자 한다.
Abstract
It can be said that digital technology is at the center of the change in the modern work environment. In particular, in general public institutions that prove their work with records produced by business management systems and document production systems, the record management system is also the work environment itself. Gimpo City applied for the 2021 public cloud leading project of the National Information Society Agency (NIA) to proactively respond to the 4th industrial revolution technology era and implemented a public cloud-based AI-OCR technology enhancement project with 330 million won in support of 330 million won. Through this, it was converted into data beyond the limitations of non-electronic records limited to search and image viewing that depend on standardized index values. In addition, a 98% recognition rate was realized by applying a new technology called AI-OCR. Since digital technology has been used to improve work efficiency, productivity, development cost, and record management service levels of internal and external users, we would like to share the direction of enhancing expertise in the record management and implementation of work environment innovation.